Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ LÀ GÌ?

Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nhà nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này, văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Nói một cách khác, hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là chứng nhận lãnh sự con dấu, chữ ký của cơ quan nhà nước Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài.

Việc chứng thực này do các cơ quan sau tiến hành:

- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Sở Ngoại vụ);

Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.

- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Cục Lãnh sự);

Địa chỉ: số 40, Trần Phú, quận Ba Đình, Hà Nội.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam (gọi chung là cơ quan đại diện Việt Nam) được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài.

Nói chung có 2 loại hợp pháp hóa lãnh sự:

- Hợp pháp hóa lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

- Hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm việc chứng thực nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Về nguyên tắc cơ bản, cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác (theo Pháp lệnh lãnh sự năm 1990).

Một số lưu ý về hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, các bạn cần lưu ý một số điểm sau (theo Thông tư số 01/1999/TT-NG của Bộ Ngoại giao):

- Giấy tờ, tài liệu phải được trình bày rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xóa, sửa chữa thì chỗ bị tẩy xóa, sửa chữa phải được đính chính theo quy định của pháp luật nơi lập văn bản;

- Giấy tờ, tài liệu có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ phải được chứng thực bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài đó tại Việt Nam hoặc kiêm nhiệm tại Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam phải được chứng thực bởi:

Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại. Đối với các nước có chế độ liên bang thì tùy theo thực tiễn và pháp luật địa phương, Cục Lãnh sự sẽ hướng dẫn cụ thể đối với từng cơ quan đại diện Việt Nam về cơ quan có thẩm quyền chứng thực của nước ngoài đó.

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại hoặc kiêm nhiệm nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm như sau:

1. Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu), xin quý khách vui lòng điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đề nghị.

2. Bản chính hoặc bản sao có chứng nhận sao y các giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự kèm theo bản dịch (nếu có). Trong một số trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngoài thông dụng khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được (bản dịch đó phải được công chứng – công chứng ở đây được hiểu là việc cơ quan công chứng địa phương hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật).

3. Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên (tức không cần chứng nhận sao y);

4. Một (01) bản chụp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế khác của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu);

5. Việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện trong thời hạn từ một đến ba ngày làm việc kể từ ngày các bạn nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa có số lượng nhiều hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn trên có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Lưu ý:

- Trường hợp đi nộp hồ sơ thay người đứng tên trong hồ sơ: Hồ sơ cần có Giấy ủy quyền hợp lệ (giấy ủy quyền cần được chứng thực tại Phòng công chứng/ Ủy ban nhân dân/ Cơ quan đại diện nước ngoại tại Việt Nam);

- Trường hợp người đi nộp thay người đứng tên trong hồ sơ là người thân trong gia đình: xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người đứng tên trong hồ sơ (hộ khẩu, khai sinh, kết hôn,…);

- Trường hợp chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa các giấy tờ, hồ sơ cho cơ quan, tổ chức hồ sơ cần có giấy giới thiệu hợp lệ của cơ quan, tổ chức đó, giấy giới thiệu phải ghi rõ mục đích đến Sở Ngoại vụ để thực hiện hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự giấy tờ gì, của ai và để làm gì.

Thời gian thực hiện:

- Đối với hồ sơ hợp lệ: thời gian thực hiện hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự là 02 ngày làm việc.

- Đối với hồ sơ cần phải xác minh: trước khi thực hiện hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự, Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ sẽ gửi hồ sơ đó đi xác minh và sẽ giải quyết ngay sau khi nhận được công văn trả lời của cơ quan chức năng xác minh hồ sơ.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi về Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể liên lạc với chuyên gia của chúng tôi:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN MINH

Địa chỉ: B7B, KP4, P.Tân Hiệp, đường Đồng Khởi, TP.Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.

Số điện thoại: 0918 53 59 56 (Mr. Việt) và 0916 53 59 56 (Ms. An).

Website: ketoandongnai.com.vn