Tài Liệu Tham Khảo Dành Cho Giám Đốc, Kế Toán Trưởng Và Kế Toán Viên

SỔ TAY NGHIỆP VỤ KIỂM TOÁN

KỂ KÊ TỒN KHO

TÀI LIỆU THAM KHẢO DÀNH CHO GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG VÀ KẾ TOÁN VIÊN

Biên soạn: Ths. Mai Quốc Việt

Nội dung:

- Các mục tiêu kiểm kê:

  • Phục vụ công tác kế toán đơn vị.
  • Phục vụ kiểm toán.
  • Theo yêu cầu (DN, bên thứ 3, lãnh đạo…)
  • Phục vụ tư vấn.

- Chuẩn bị kiểm kê:

  • Quyết định kiểm kê.
  • Kế hoạch kiểm kê.
  • Hướng dẫn kiểm kê.

- Thực hiện kiểm kê:

  • Tổ chức kiểm kê.
  • Chương trình kiểm kê.
  • Cơ chế kiểm soát trong kiểm kê.

- KTV quan sát kiểm kê:

  • Phân tích hệ thống:
  • Thử nghiệm kiểm soát.
  • Thử nghiệm cơ bản.

- Hoàn thành kiểm kê:

  • Tổng hợp kết quả kiểm kê.
  • Biên bản kiểm kê.
  • Báo cáo kiểm kê.
  • Xử lý chênh lệch kiểm kê.
  • Thư quản lý.
  • Họp tổng kết rút kinh nghiệm.
tai-lieu-tham-khao-cho-giam-doc

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

- Mọi quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị đều có ảnh hưởng trực tiếp đến Hàng-Tiền-Tài sản.

- 3 quá trình chính: Mua-SX-Bán: Đều ảnh hưởng HTK.

- Quản lý HTK tốt lả trọng tấm ảnh hưởng quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.

- Hàng tồn kho là bộ phận chịu rủi ro cao nhất: mất mát (tình trạng bảo quản), hết hàng (gián đoạn sản xuất  kinh doanh), thừa hàng (lãng phí).

- Trung bình hàng tồn kho chiếm 15-20% tổng tài sản là tài sản ngắn hạn có tỷ trọng lớn nhất.

TẠI SAO PHẢI KIỂM KÊ

(LUẬT KẾ TOÁN) Điều 39. Kiểm kê tài sản.

1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán.

2. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

a)     Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;

b)    Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;

c)     Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

d)    Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

e)     Đánh giá lại tài sản theo quyết định của CQNN có thẩm quyền;

f)      Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật;

3. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa kế liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC.

TẠI SAO KTV PHẢI CHỨNG KIẾN KIỂM KÊ TỒN KHO?

- CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN: “Đơn vị được kiểm toán phải thiết lập các thủ tục kiểm kê và thực hiện kiểm kê hiện vật hàng tồn kho ít nhất mỗi năm một lần làm cơ sở kiểm tra độ tin cậy của hệ thống kê khai thường xuyên và lập báo cáo tài chính .” (đoạn 6 VSA 501).

- “Trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu trong BCTC thì KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách tham gia là không thể thực hiện được”. (đoạn 6 VSA 501).

TẠI SAO KTV PHẢI CHỨNG KIẾN KIỂM KÊ TỒN KHO?

Theo VSA 501 thì: “Các khoản mục và sự kiện đặc biệt trong kiểm toán BCTC, thường gồm:

- Hàng tồn kho;

- Các khoản phải thu;

- Các khoản đầu tư dài hạn;

- Các vụ kiện tụng và tranh chấp;

- Thông tin về các lĩnh vực và khu vực địa lý;

Các khoản mục và sự kiện được xác định là đặc biệt tuỳ thuộc vào từng đơn vị được kiểm toán theo đánh giá của KTV. Khi được xác định là khoản mục hoặc sự kiện đặc biệt thì KTV phải tiến hành các công việc sau đây:

“Tham gia kiểm kê tồn kho…”

MỤC TIÊU CỦA KIỂM KÊ (KTV)

Việc chứng kiến kiểm kê nhằm nhiều mục đích:

- Quan sát tổng quan thực địa đối tượng kiểm toán.

- Theo dõi tài sản hữu hình hiện hữu trên thực tế.

- Phát hiện tình trạng nhà kho, cho thuê kho, mượn kho, ngưng sản xuất, hàng giữ hộ, hàng ký gửi, công tác PCCC, đặc tính kỹ thuật… của tồn kho đơn vị.

- Phát hiện cơ hội tư vấn hoàn thiện, tái cấu trúc…

MỘT SỐ CHUẨN BỊ KHI KTV ĐI CHỨNG KIẾN KIỂM KÊ

tai-lieu-cho-giam-doc

- KTV phải cân nhắc đến HTKSNB về kho. (Phương pháp cân đo đong đếm, NXT, xem sổ kho, thẻ kho).

- Nơi lưu hàng tồn kho và ý nghĩa của tồn kho tại nơi đó (cân nhắc đến vận trù, công thái học, an ninh…).

- Những rủi ro tiềm tàng liên quan đến tồn kho này.

- Hoạt động kiểm soát tồn kho của khách hàng (có không?, hiệu lực, thực chất? có được hồ sơ hoá và công bố đến các nhân sự có trách nhiệm không?)

- Cân nhắc khả năng huy động chuyên gia đi cùng.

- Các phương tiện (máy tính, máy ảnh, giấy bút…).

CÁC MỤC TIÊU KIỂM TOÁN TỒN KHO

- ĐẦY ĐỦ: tồn kho đang đi đường, ký gửi, hoặc do bên thứ 3 trông giữ không được kiểm kê?

- HIỆN HỮU: tồn kho được kiểm kê nhiều hơn 1 lần hoặc không tồn tại?

- CHÍNH XÁC: tồn kho được kiểm đếm không hợp lý?

- ĐÁNH GIÁ: tồn kho bị đánh giá sai, không cân nhắc đến giá trị hợp lý (lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng)?

- QUYỀN SỞ HỮU: tồn kho của bên thứ 3 bị ghi nhận vào tài sản đơn vị trong quá trình kiểm kê?

- TRÌNH BÀY: tồn kho dùng cầm cố không khai báo.

KTV QUAN SÁT KIỂM KÊ

- Kiểm tra xem mọi nhân sự tham gia kiểm kê đã thống nhất kế hoạch, phương pháp, nhận được hướng dẫn, chương trình chưa?

- Việc thực hiện có tuân thủ đúng hướng dẫn, kế hoạch?

- Việc đếm và ghi chép có chính xác?

- Các loại hàng có được đếm tách biệt?

- Kiểm tra việc niên độ?

- Thu thập thông tin về: hàng nhận giữ hộ, ký gửi, nhận ký gửi, gửi đại lý, nhận gia công, nhận bán đại lý… hàng luân chuyển nội bộ (tình trạng đảo kho?…)

- Người đếm và người ghi chép có thuộc bộ phận kho?

- An toàn, PCCC, an ninh, bảo vệ…  như thế nào?

- Xem kết quả đối chiếu kiểm kê, việc xác định nguyên nhân, phương pháp xử lý chênh lệch của khách hàng.

- Không cầu toàn rằng sẽ không có chênh lệch nào, vấn đề là: nếu chênh lệch nhỏ, hoặc cá biệt (chỉ xem cách xử lý của đơn vị).

- Nếu chênh lệch có tính hệ thống, hoặc qua đó nói lên rằng công tác kế toán hoặc theo dõi số liệu vật chất hàng tồn kho có vấn đề: thì khi kiểm toán phải lưu ý rủi ro kiểm soát và hạn chế việc tiếp cận dựa trên hệ thống (tăng cường thử nghiệm cơ bản).

- Cân nhắc ý kiến viết thư quản lý.

TRƯỚC NGÀY KIỂM KÊ 

- Đơn vị kiểm kê có thể thông báo cho khách hàng, nhà cung cấp của họ về lịch kiểm kê và khuyến khích hạn chế giao dịch trong thời gian này.

- Thông báo về việc tách riêng hàng hoá đã phát hành hoá đơn nhưng chưa giao cho khách hàng.

- Thông báo tách riêng hàng hoá bị trả lại, nhận ký gửi, hàng không thuộc quyền sở hữu của công ty.

- Xử lý kế toán hoàn tất về N-X-T kho.

- Thông báo về thời biểu, quảng đường, phương tiện đi lại cho mọi thành viên tham gia kiểm kê để biết.

VÀO NGÀY KIỂM KÊ

- Thông thường là ngày cuối cùng của năm tài chính. (Tuy nhiên một số trường hợp do đặc thù hoạt động kinh doanh nên có thể kiểm vào một ngày trước hoạt sau đó và áp dụng thủ tục bổ sung). (Nên hạn chế).

- Kiểm kê đồng loạt và không có bất kỳ sự di chuyển hàng hoá nào và/hoặc.

- Kiểm kê đồng loạt và ghi chép đầy đủ mọi biến động Nhập-Xuất trong suốt quá trình kiểm kê.

- Kiểm kê vào một thời điểm khác rồi cộng ngược trừ lùi. (Lưu ý thời điểm đó không quá xa ngày kết thúc niên độ và nghiệp vụ phát sinh lớn về nhập-xuất phải được kiểm toán).

CÔNG TÁC TỔ CHỨC

- Quyết định thành lập ban kiểm kê.

- Kế hoạch kiểm kê.

- Hướng dẫn kiểm kê.

- Chương trình kiểm kê.

- Việc sản xuất kinh doanh trong quá trình kiểm kê. (phối hợp các phòng ban trong doanh nghiệp.

>> Sử Dụng Dịch Vụ Kế Toán Ngoài Công Ty